Autor: matutis

Die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht ist zuständige externe Meldestelle für

1. Meldungen, die von § 4d des Finanzdienstleistungsaufsichtsgesetzes erfasst werden, einschließlich Meldungen, die Vorschriften des Wertpapiererwerbs- und Übernahmegesetzes betreffen,
2. Meldungen von Informationen über Verstöße

a) nach § 2 Absatz 1 Nummer 3 Buchstabe a, soweit die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht zuständige Behörde im Sinne des § 50 Absatz 1 Nummer 1 oder Nummer 2 des Geldwäschegesetzes ist, sowie

b) nach § 2 Absatz 1 Nummer 3 Buchstabe r bis t.

Für die über dieses Gesetz hinausgehende nähere Ausgestaltung der Organisation und des Verfahrens der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht als externe Meldestelle gilt § 4d des Finanzdienstleistungsaufsichtsgesetzes.

Gesetzesbegründung zu § 21 HinSchG

Die BaFin fungiert als externe Meldestelle für Meldungen von Informationen über Verstöße gegen nationale und europäische Vorschriften, die in den Aufsichtsbereich der BaFin als Allfinanzaufsicht fallen. Daher nimmt auch § 2 Absatz 1 Nummer 5 Bezug auf den § 4d FinDAG. Daneben fallen auch die Bereiche nach § 2 Absatz 1 Nummer 3 Buchstabe a, r, s und t in die Zuständigkeit der BaFin als externe Meldestelle, wobei Überlappungen zu § 4d FinDAG bestehen können. Durch europäische Vorschriften ist die BaFin insbesondere durch die Vorgaben der Marktmissbrauchsverordnung zur Einrichtung eines vertraulichen Systems für die Aufnahme von Hinweisen verpflichtet, welches nicht nur hinweisgebenden Personen im Sinne des § 1 Absatz 1 offen steht, sondern allen den entsprechenden Meldekanal nutzenden Personen (die Vorschrift ist dementsprechend auch gemäß § 4 Absatz 1 Nummer 8 als lex specialis anzusehen). Daher errichtet und betreibt die BaFin in ihrem Zuständigkeitsbereich ein einheitliches System, welches die Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes erfüllt und für das die weiteren Vorgaben des § 4d FinDAG und der BaFin-Hinweisverordnung gelten.
Zu beachten ist § 4 Absatz 1: Soweit die dort genannten Vorschriften Vorgaben für externe Meldeverfahren beinhalten, gehen die dortigen Vorgaben diesem Gesetz vor. Eine Meldung richtet sich in diesen Fällen nach den spezialgesetzlichen Vorgaben.

Jedes Land kann eine eigene externe Meldestelle einrichten für Meldungen, die die jeweilige Landesverwaltung und die jeweiligen Kommunalverwaltungen betreffen.

Gesetzesbegründung zu § 20 HinSchG

Über diese Öffnungsklausel wird den Ländern die Möglichkeit eröffnet, entsprechend den Vorgaben dieses Gesetzes für Beschäftigungsgeber des öffentlichen Rechts eigene Meldestellen einzurichten

(1) Der Bund errichtet beim Bundesamt für Justiz eine Stelle für externe Meldungen (externe Meldestelle des Bundes). Die externe Meldestelle des Bundes ist organisatorisch vom übrigen Zuständigkeitsbereich des Bundesamts für Justiz getrennt.

(2) Die Aufgaben der externen Meldestelle des Bundes werden unabhängig von den sonstigen Aufgaben des Bundesamts für Justiz wahrgenommen. Die Dienstaufsicht über die externe Meldestelle des Bundes führt die Präsidentin oder der Präsident des Bundesamts für Justiz. Die externe Meldestelle des Bundes untersteht einer Dienstaufsicht nur, soweit nicht ihre Unabhängigkeit beeinträchtigt wird.

(3) Der externen Meldestelle des Bundes ist die für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendige Personal- und Sachausstattung zur Verfügung zu stellen.

(4) Die externe Meldestelle des Bundes ist zuständig, soweit nicht eine externe Meldestelle nach den §§ 20 bis 23 zuständig ist.

Gesetzesbegründung zu § 19 HinSchG

Zu Absatz 1
Die externe Meldestelle wird auf Bundesebene beim Bundesamt für Justiz (BfJ) eingerichtet. In Hinblick auf die Frage, wo und wie viele externe Meldestellen einzurichten sind, enthält die HinSch-RL keine Vorgaben. Beispielhaft führt Erwägungsgrund 64 an, es könne sich bei den zuständigen Behörden „um Justizbehörden, in den betreffenden Einzelbereichen zuständige Regulierungs- oder Aufsichtsstellen oder Behörden mit allgemeiner Zuständigkeit auf zentraler Ebene eines Mitgliedsstaats, Strafverfolgungsbehörden, Korruptionsbekämpfungsstellen oder Ombudsleute handeln.“
Die Entscheidung für eine zentrale Anlaufstelle auf Bundesebene hat indes mehrere Vorteile: Eine niedrigschwellige Zugänglichkeit dürfte die Inanspruchnahme der Meldesysteme begünstigen. Eine Zentralstelle im Sinne eines „one-stop-shop“ befreit hinweisgebende Personen davon, sich mit Zuständigkeitsfragen auseinandersetzen zu müssen und schon im Vorfeld den Mut zur Meldung zu verlieren. Dass die Meldesysteme für (potentiell) hinweisgebende Personen einfach und ohne großen Aufwand zu identifizieren sind, fordert im Übrigen auch die HinSch-RL selbst (vergleiche Erwägungsgrund 89). In Satz 2 wird sichergestellt, dass die Einrichtung der externen Meldestelle in operativer Unabhängigkeit von den übrigen Aufgaben des BfJ erfolgt.

Zu Absatz 2
Um die in Artikel 8 Absatz 9 Unterabsatz 3, Artikel 11 Absatz 2 Buchstabe a und Artikel 12 Absatz 1 der HinSch-RL vorgesehene Unabhängigkeit und Autonomie des externen Meldekanals für die Entgegennahme und Bearbeitung von Informationen über Verstöße zu gewährleisten, ist eine Unabhängigkeit der externen Meldestelle des Bundes von den sonstigen Aufgaben des BfJ erforderlich. Absatz 2 stellt die dafür erforderliche Trennung der Aufgabenbereiche im BfJ sicher. Dem trägt auch § 25 Absatz 1 Satz 2 Rechnung, wonach die Aufsicht über die externe Meldestelle auf eine Rechtsaufsicht beschränkt ist. Die Dienstaufsicht erstreckt sich auf den Aufbau, die innere Ordnung, den Einsatz und die Verteilung von Personal- und Sachmitteln, die allgemeine Geschäftsführung und die Personalangelegenheiten der externen Meldestelle des Bundes. Die externe Meldestelle des Bundes untersteht der Dienstaufsicht jedoch nur insoweit, als die durch die HinSch-RL vorgesehene Unabhängigkeit und Autonomie des externen Meldekanals gewährleistet bleibt.

Zu Absatz 3
Zur adäquaten Wahrnehmung ihrer Aufgaben ist der externen Meldestelle des Bundes die geeignete Sach- und Personalausstattung zur Verfügung zu stellen.

Zu Absatz 4
Die externe Meldestelle des Bundes ist mit umfassenden Zuständigkeit ausgestattet, soweit nicht die Länder eigene Meldestellen einrichten (§ 20). Daneben werden im speziellen Zuständigkeitsbereich der BaFin gemäß § 21 sowie des BKartA gemäß § 22 dort externe Meldestellen eingerichtet. Eine derartige zentrale Anlaufstelle fördert die Effektivität des Hinweisgeberschutzes durch eine einfache Identifikation der Zuständigkeit.

Als Folgemaßnahmen kann die interne Meldestelle insbesondere

1. interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit durchführen und betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren,
2. die hinweisgebende Person an andere zuständige Stellen verweisen,
3. das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen oder
4. das Verfahren zwecks weiterer Untersuchungen abgeben an

a) eine bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit oder

b) eine zuständige Behörde.

Gesetzesbegründung zu § 18 HinSchG

Interne Meldestellen haben die Aufgabe, Meldungen nachzugehen, deren Stichhaltigkeit zu prüfen und dazu beizutragen, etwaige Verstöße abzustellen. Hierfür können sie insbesondere interne Untersuchungen durchführen und betroffene Personen und Stellen kontaktieren. Dabei dürfen unter Beachtung der Vorgaben betreffend die Vertraulichkeit (unter anderem nach den Vorgaben von § 9 Absatz 3 und Absatz 4) Informationen weitergegeben werden, zum Beispiel an andere Arbeitseinheiten bei dem Beschäftigungsgeber. Dies umfasst auch die Möglichkeit, unter Beachtung der Vorgaben betreffend die Vertraulichkeit, Nachfragen zu stellen oder um Mitteilung näherer Anhaltspunkte zur Überprüfung einer Meldung zu bitten.
Sofern keine Möglichkeit der Meldestelle besteht, intern den gemeldeten Verstoß weiter zu überprüfen oder abzustellen, kann der Vorgang unter Beachtung der Vorgaben betreffend die Vertraulichkeit sowie der sonstigen für die internen Meldestellen geltenden Grundsätze an eine weitere bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit oder an eine zuständige Behörde zwecks weiterer Untersuchungen abgegeben werden. Zuständige Behörden im Sinne dieses Gesetzes sind Stellen im Sinne des funktionellen Behördenbegriffs des § 1 Absatz 4 des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG). Die konkrete Ausgestaltung der Befugnisse kann im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben individuell entsprechend der Größe und sonstiger Faktoren erfolgen. Weitere Maßnahmen haben sich in ihrer Intensität und Ausrichtung an den aufgeführten zu orientieren.

(1) Die interne Meldestelle

1. bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen,
2. prüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 fällt,
3. hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt,
4. prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung,
5. ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen und
6. ergreift angemessene Folgemaßnahmen nach § 18.

(2) Die interne Meldestelle gibt der hinweisgebenden Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung oder, wenn der Eingang nicht bestätigt wurde, spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung eine Rückmeldung. Die Rückmeldung umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese. Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf nur insoweit erfolgen, als dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.

Gesetzesbegründung zu § 17 HinSchG

Zu Absatz 1
Absatz 1 beschreibt die Aufgaben der internen Meldestelle. Diese Aufgaben werden unter der Wahrung der Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person wahrgenommen.

Zu Absatz 2
Durch die umfassende Rückmeldung und eine Begründung für das Ergreifen bestimmter Folgemaßnahmen soll das Vertrauen in die Wirksamkeit des Hinweisgeberschutzes insgesamt gestärkt und das Funktionieren des internen Meldekanals im Besonderen verbessert werden. Hierdurch können außerdem weitere unnötige Folgemeldungen oder eine Offenlegung vermieden werden.
Die Anforderungen sollen nicht über die unionsrechtlich zwingenden Vorgaben hinausgehen. Daher wird die Höchstfrist für eine Rückmeldung von drei Monaten übernommen. Beschäftigungsgebern und Organisationseinheiten bleibt es unbenommen, kürzere Zeiträume vorzusehen.
Die Pflicht zur Begründung betrifft alle in § 3 Absatz 7 genannten Folgemaßnahmen. Das heißt, dass auch in Fällen, in denen einer Meldung nicht weiter nachgegangen und das Verfahren ohne weitere Maßnahmen abgeschlossen wird, in der Rückmeldung die Gründe hierfür darzulegen sind.
Satz 3 schränkt das Recht hinweisgebender Personen auf eine Rückmeldung nach einer internen Meldung ein. Eine solche muss nur insoweit erfolgen, als dadurch interne Nachforschungen, weitere Untersuchungen oder Ermittlungen und die Rechte einer Person, die Gegenstand der Meldung ist, nicht beeinträchtigt werden. Hierdurch wird dem Interesse der Allgemeinheit und auch der betroffenen Stelle an der Aufklärung des Sachverhaltes, dem Interesse der Strafverfolgungs- und Verwaltungsbehörden an der Verfolgung des Sachverhalts und auch den Rechten der Person, die Gegenstand einer Meldung ist, Vorrang vor den Informationsrechten der hinweisgebenden Person eingeräumt. Sofern eine knappe Rückmeldung möglich ist, die beispielsweise keine oder nur eine verkürzte Begründung enthält, ist die Meldestelle gehalten, eine solche Rückmeldung zu geben.

(1) Nach § 12 zur Einrichtung interner Meldestellen verpflichtete Beschäftigungsgeber richten für diese Meldekanäle ein, über die sich Beschäftigte und dem Beschäftigungsgeber überlassene Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer an die internen Meldestellen wenden können, um Informationen über Verstöße zu melden. Ist der Beschäftigungsgeber der Bund oder ein Land, gilt Satz 1 für die jeweiligen Organisationseinheiten entsprechend. Der interne Meldekanal kann so gestaltet werden, dass er darüber hinaus auch natürlichen Personen offensteht, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeiten mit dem jeweiligen zur Einrichtung der internen Meldestelle verpflichteten Beschäftigungsgeber oder mit der jeweiligen Organisationseinheit in Kontakt stehen. Die interne Meldestelle sollte auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten. Es besteht allerdings keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen.

(2) Die Meldekanäle sind so zu gestalten, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen sowie die sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben.

(3) Interne Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Mündliche Meldungen müssen per Telefon oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung möglich sein. Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ist für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft mit einer für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Person der internen Meldestelle zu ermöglichen. Mit Einwilligung der hinweisgebenden Person kann die Zusammenkunft auch im Wege der Bild- und Tonübertragung erfolgen.

Gesetzesbegründung zu § 16 HinSchG

Die Vorgaben zur Einrichtung und Ausgestaltung interner Meldekanäle sind bewusst allgemein gehalten. Über die in diesem Gesetz genannten Vorgaben hinaus sollen die betroffenen juristischen Personen frei darin sein, wie sie Meldestelle betreiben. So ist es möglich, die Umstände des Einzelfalls angemessen zu berücksichtigen in Bezug auf die Größe der juristischen Person, die Anzahl der zu erwartenden Meldungen, die Sensibilität der möglicherweise betroffenen Materien sowie auf die Frage, ob über die Anforderungen dieses Gesetzes hinaus zusätzlich spezialgesetzliche Vorgaben an Meldestellen zu berücksichtigen sind (wie beispielsweise in § 23 Absatz 6 des Versicherungsaufsichtsgesetzes, § 25a Absatz 1 Satz 6 Nummer 3 KWG, § 28 Absatz 1 Satz 2 Nummer 9 des Kapitalanlagegesetzbuchs, § 5 Absatz 8 des Börsengesetzes und § 55b Absatz 2 Nummer 7 WPO).

Zu Absatz 1
Die nach diesem Gesetz einzurichtenden Meldekanäle müssen zumindest den eigenen Beschäftigten und dem Beschäftigungsgeber überlassenen Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmern (vergleiche § 1 Absatz 1 Satz 1 und 2 des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes) offenstehen. Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer sind einzubeziehen, da diese vom Beschäftigungsgeber oder auch in den Organisationseinheiten typischerweise wie deren eigene Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer eingesetzt werden.
Darüber hinaus können die zur Einrichtung verpflichteten Stellen selbst entscheiden, ob das Meldeverfahren auch außenstehenden Personen, die im beruflichen Kontakt zu der Stelle stehen und dort einen Verstoß beobachten, offenstehen soll. Um den betroffenen Unternehmen möglichst weitgehende Freiheit zu lassen, die konkrete Ausgestaltung des internen Meldesystems den jeweiligen Bedürfnissen anzupassen, wurde die Vorschrift nicht verbindlich, sondern als Option formuliert. Die Vorschrift dient der Umsetzung von Artikel 8 Absatz 2 der HinSch-RL.
Dabei kann die jeweilige Stelle entscheiden, die interne Meldestelle für alle natürlichen Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeiten mit ihr in Kontakt steht, zu öffnen, oder auch den Kreis der Personen zu begrenzen, die über die in Satz 1 genannten Personen hinaus interne Meldungen erstatten können. Vergleichbar dem Verweis in Artikel 8 Absatz 2 der HinSch-RL auf Artikel 4 Absatz 1 Buchstaben b bis d und Absatz 2 der HinSch-RL kann dabei beispielsweise darauf abgestellt werden, ob es sich um Personen handelt, die als Selbständige für die betroffene Stelle arbeiten, um Personen, die für Auftragnehmer, Unterauftragnehmer oder Lieferanten arbeiten oder auch um Personen, deren Beschäftigtenverhältnis zwischenzeitlich beendet wurde.
Satz 5 hat klarstellenden Charakter. Die zur Einrichtung von internen Meldestellen Verpflichteten können frei darüber entscheiden, ob sie Systeme vorsehen, die die Abgabe und Bearbeitung anonymer Meldungen ermöglichen, oder ob sie hierauf verzichten. Systeme zur Abgabe anonymer Meldungen sollten aber nicht als Belastung angesehen werden, sondern ihre positiven Effekte in Betracht gezogen werden. Sie sind eine Möglichkeit, zusätzliche Hinweise zu erhalten und so noch mehr Verstöße schnell intern abstellen zu können um möglichen Schaden für den Beschäftigungsgeber zu vermeiden oder zu begrenzen. Gerade bei einer internen Meldung besteht die Gefahr, dass eine hinweisgebende Person von einem Hinweis absieht, da sie befürchtet, dass die Vertraulichkeit der Meldung nicht gewahrt wird. Systeme für die Abgabe anonymer Meldungen können so die Attraktivität des internen Meldekanals erhöhen, so dass hinweisgebende Personen von einer direkten Meldung an eine externe Meldestelle absehen.
Auch wenn keine Verpflichtung besteht, Meldekanäle nach dem vorliegenden Gesetz so einzurichten, dass diese zur Abgabe und Bearbeitung anonymer Hinweise sowie zur Rückmeldung an die anonym hinweisgebende Person ausgestattet sind, bedeutet dies nicht, dass anonym eingehenden Hinweisen überhaupt nicht nachgegangen werden soll. Vielmehr soll die interne Meldestelle auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten, soweit dadurch die vorrangige Bearbeitung nichtanonymer Hinweise nicht gefährdet wird. Dass auch anonyme Meldungen bearbeitet werden sollen, gilt insbesondere bei der Meldung gravierender Verstöße.
Anonyme Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber fallen unter die Schutzbestimmungen dieses Gesetzes, wenn ihre zunächst verdeckte Identität später bekannt wird.

Zu Absatz 2
Die Vorschrift setzt Artikel 9 Absatz 1 Buchstabe a der HinSch-RL um, der verlangt, dass Meldekanäle so konzipiert, eingerichtet und betrieben werden, dass nicht befugte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter keinen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben. Damit wird sichergestellt, dass ein möglichst kleiner Personenkreis Kenntnis von der Identität der hinweisgebenden Person, von Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, oder von sonstigen in der Meldung genannten Personen hat. Soweit über die Personen hinaus, die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständig sind, weitere, sie hierbei unterstützende Personen Zugriff auf eingehende Meldungen haben, darf der Zugriff nur im Rahmen dieser Unterstützungstätigkeit und nur insoweit erfolgen, als dies für die Unterstützungstätigkeit notwendig ist. Dies gilt beispielsweise im Hinblick auf IT-Dienstleister, die Meldekanäle technisch betreuen. Die Vorschrift ergänzt die allgemeinen Vertraulichkeitsregeln des § 8.

Zu Absatz 3
Die Vorschrift setzt Artikel 9 Absatz 2 der HinSch-RL um. Um die Anforderungen besonders an diejenigen Unternehmen, die erstmalig entsprechende Strukturen aufbauen müssen, möglichst gering zu halten, soll es genügen, dass Meldungen entweder mündlich oder in Textform erfolgen können, solange bei dem gewählten Übertragungsweg die Vertraulichkeit der Identität der von der Meldung betroffenen Personen gewahrt ist.
Mündliche Meldungen müssen per Telefon oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung ermöglicht werden. Welcher Zeitraum für das Angebot einer persönlichen Zusammenkunft als angemessen anzusehen ist, hängt auch von den jeweiligen Organisationsstrukturen ab und inwieweit diese eine kurzfristige persönliche Zusammenkunft ermöglichen. Überregional oder international tätige Beschäftigungsgeber oder gemäß § 12 Absatz 1 Satz 2 mit einer internen Meldestelle versehene Organisationseinheiten können für die auf Wunsch der hinweisgebenden Person erfolgende persönliche Zusammenkunft vor Ort die Aufgaben der internen Meldestelle an eine Person vor Ort delegieren. Für die vor Ort beauftragte Person gelten die gleichen Verschwiegenheitspflichten wie für die regulären Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der internen Meldestelle. Die Möglichkeit für hinweisgebende Personen ein persönliches Gespräch zu führen, hat insbesondere bei der Betrauung eines Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle eine herausragende Bedeutung.

(1) Die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen sind bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig. Sie dürfen neben ihrer Tätigkeit für die interne Meldestelle andere Aufgaben und Pflichten wahrnehmen. Es ist dabei sicherzustellen, dass derartige Aufgaben und Pflichten nicht zu Interessenkonflikten führen.

(2) Beschäftigungsgeber tragen dafür Sorge, dass die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen über die notwendige Fachkunde verfügen. Ist der Beschäftigungsgeber der Bund oder ein Land, gilt Satz 1 für die jeweiligen Organisationseinheiten entsprechend.

Gesetzesbegründung zu § 15 HinSchG

Zu Absatz 1
Es ist dafür Sorge zu tragen, dass die Unabhängigkeit der internen Meldestelle gewährleistet wird und so Interessenkonflikte vermieden werden. Denkbar wäre es insofern beispielsweise bei kleineren Beschäftigungsgebern, die Person des Korruptionsbeauftragten, des Integritätsbeauftragten oder des Datenschutzbeauftragten mit der Aufgabe zu betrauen.
Während bei großen Beschäftigungsgebern oder gemäß § 12 Absatz 1 Satz 2 mit einer internen Meldestelle versehenen Organisationseinheiten sogar mehrere Personen für das Betreiben der internen Meldestelle notwendig sein können, wird bei kleineren Beschäftigungsgebern oder Organisationseinheiten oftmals der Bedarf nicht so groß sein, dass eine Beschäftigte oder ein Beschäftigter ausschließlich für das Betreiben der internen Meldestelle zuständig sein muss. In diesen Fällen kann die jeweilige Person gleichzeitig andere
Aufgaben wahrnehmen.

Zu Absatz 2
Damit die internen Meldestellen funktionsfähig sind und die notwendigen Vorkehrungen getroffen werden, um die Vertraulichkeit der Identität der von einer Meldung betroffenen Personen zu wahren, ist dafür Sorge zu tragen, dass die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen über die notwendige Fachkunde zur Erfüllung aller der Meldestelle übertragenen Aufgaben verfügen. Dies kann beispielsweise durch geeignete Schulungen sichergestellt werden.

(1) Eine interne Meldestelle kann eingerichtet werden, indem eine bei dem jeweiligen Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit beschäftigte Person, eine aus mehreren beschäftigten Personen bestehende Arbeitseinheit oder ein Dritter mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betraut wird. Die Betrauung eines Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle entbindet den betrauenden Beschäftigungsgeber nicht von der Pflicht, selbst geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um einen etwaigen Verstoß abzustellen. Ist der Beschäftigungsgeber der Bund oder ein Land, gilt Satz 2 für die jeweiligen Organisationseinheiten entsprechend.

(2) Mehrere private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten können für die Entgegennahme von Meldungen und für die weiteren nach diesem Gesetz vorgesehenen Maßnahmen eine gemeinsame Stelle einrichten und betreiben. Die Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen, um den Verstoß abzustellen, und die Pflicht zur Rückmeldung an die hinweisgebende Person verbleiben bei dem einzelnen Beschäftigungsgeber.

Gesetzesbegründung zu § 14 HinSchG

Zu Absatz 1
Die Vorschrift dient der Umsetzung von Artikel 9 Absatz 1 Buchstabe c der HinSch-RL. Es werden bewusst keine Vorgaben dazu gemacht, welche Personen oder Organisationseinheiten am besten geeignet sind, um diese Aufgabe auszuführen. Dies hängt von der jeweiligen Organisationsstruktur, der Größe und der Art der ausgeübten Tätigkeiten ab. Daher soll den betroffenen Stellen im Einzelfall die größtmögliche Freiheit bei der Erfüllung dieser Anforderungen eingeräumt werden.
Unerlässlich für die Funktionsfähigkeit des Systems ist allerdings, dass die Person oder Organisationseinheit, die mit der Aufgabe betraut wird, im Rahmen dieser Tätigkeit unabhängig arbeiten kann. Auch mögliche Interessenkonflikte sind auszuschließen. Darüber hinaus sollte die interne Meldestelle für eine gewisse Dauer bei einer bestimmten Person oder Organisationseinheit beziehungsweise einer oder einem Dritten eingerichtet werden, um ein sachgerechtes Arbeiten zu ermöglichen, das Vertrauen potentiell hinweisgebender Personen in die Meldestelle und eine gewisse Expertise der Meldestelle verlangt.
Erwägungsgrund 56 der HinSch-RL nennt als mögliche interne Meldestellen in kleineren Unternehmen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter mit einer Doppelfunktion, Leiterinnen oder Leiter der Complianceabteilung, Integritätsbeauftragte, Rechts- oder Datenschutzbeauftragte oder Auditverantwortliche. Dies zeigt die Bandbreite der möglichen Umsetzung der Verpflichtung, die nicht eingeschränkt werden soll, solange die gesetzlichen Vorgaben insbesondere in Bezug auf die Unabhängigkeit und Vertraulichkeit eingehalten werden.
Es können, so wie dies auch bereits in der Praxis teilweise durch Ombudspersonen gehandhabt wird, externe Dritte mit der Einrichtung und dem Betreiben der internen Meldestelle beauftragt werden. Insbesondere die Beauftragung externer Anwältinnen und Anwälte als Ombudspersonen ist weiterhin möglich, die die zusätzliche Aufgabe des Betreibens einer internen Meldestelle übernehmen können. Damit setzt die Vorschrift auch Artikel 8 Absatz 5 Satz 1 der HinSch-RL um. Ergänzend nennt deren Erwägungsgrund 54 als mögliche Dritte, die eine interne Meldestelle betreiben können, externe Berater, Prüfer, Gewerkschaftsvertreter oder Arbeitnehmervertreter.
Die Beauftragung eines Dritten entlässt den jeweiligen Beschäftigungsgeber nicht aus der Pflicht, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um einen etwaigen Verstoß abzustellen. In keinem Fall kann der Dritte völlig losgelöst von dem betreffenden Unternehmen oder der jeweiligen Institution agieren. Insbesondere für Folgemaßnahmen zur Prüfung der Stichhaltigkeit einer Meldung bedarf es einer Kooperation zwischen dem beauftragten Dritten und dem Beschäftigungsgeber oder der jeweiligen Organisationseinheit. Auch die Verantwortung dafür, dass ein etwaiger Verstoß abgestellt wird, verbleibt bei dem beauftragenden Beschäftigungsgeber beziehungsweise der Organisationseinheit. Gemäß dem konzernrechtlichen Trennungsprinzip kann auch bei einer anderen Konzerngesellschaft (zum Beispiel Mutter-, Schwester-, oder Tochtergesellschaft) eine unabhängige und vertrauliche Stelle als „Dritter“ im Sinne von Artikel 8 Absatz 5 HinSch-RL eingerichtet werden, die auch für mehrere selbständige Unternehmen in dem Konzern tätig sein kann. Dabei ist es – wie auch sonst bei der Unterstützung von Unternehmen – notwendig, dass die originäre Verantwortung dafür, einen festgestellten Verstoß zu beheben und weiterzuverfolgen, immer bei dem jeweiligen beauftragenden Tochterunternehmen verbleibt.
Solche innerhalb eines Konzerns zentral angesiedelten, aber im Sinne der HinSch-RL unabhängigen, unparteiischen und vertraulichen Meldestellen würden der Unterstützung etwa durch externe Anwaltskanzleien entsprechen. Da diese Einheiten dennoch, je nach Meldung und hinweisgebender Person, für die jeweiligen rechtlich selbstständigen Tochterunternehmen tätig würden, käme es nicht zu einem Übergang der Verantwortung. Die Expertise für die Bearbeitung von Meldungen läge dann konzentriert bei der internen Meldestelle, die beispielsweise über technische Meldekanäle und Personal verfügt und auch interne Ermittlungen in den jeweils betroffenen Konzernteilen durchführen kann, wohingegen die Verantwortung und die Verpflichtung zum Abstellen des Rechtsverstoßes beim jeweiligen Tochterunternehmen lägen. Soweit eine Berichterstattung an die Konzernleitung erforderlich erscheint, z. B. weil ein Verstoß nicht nur das konkrete Unternehmen betrifft, müsste diese unter voller Wahrung der Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person durch oder im Auftrag des jeweiligen Tochterunternehmens erfolgen. In jedem Fall ist zu gewährleisten, dass die Stelle, die im Konzern mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragt wird, bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig ist und auch das Vertraulichkeitsgebot beachtet. Dabei ist mit Blick auf etwaige Umsetzungsunterschiede in den einzelnen Ländern bei transnational tätigen Konzernen das hinweisgebende Personen schützende Recht des jeweiligen Staates zu beachten. Interne Meldungen müssen dabei auch in der im jeweiligen beauftragenden Tochterunternehmen vorherrschenden Arbeitssprache möglich sein. Zudem ist sicherzustellen, dass durch die Beauftragung einer zentralen Meldestelle bei einer Konzerngesellschaft keine zusätzlichen Hürden für hinweisgebende Personen aufgebaut werden.
Die Anforderungen in Bezug auf die Ausgestaltung des internen Meldekanals gelten gleichermaßen für mit der Einrichtung oder dem Betreiben interner Meldestellen beauftragte externe Dritte, um hinweisgebenden Personen den gleichen Schutzstandard zu sichern. Artikel 8 Absatz 5 Satz 2 der HinSch-RL sieht diese Vorgabe ausdrücklich für die Beauftragung Dritter durch juristische Personen des privaten Rechts vor. Eine Differenzierung zwischen privatem und öffentlichem Sektor wäre allerdings nicht sachgerecht. Auch für juristische Personen des öffentlichen Rechts, Behörden, Gerichte und Streitkräfte müssen die gleichen Anforderungen an die interne Meldestelle gelten, unabhängig davon, ob diese intern betrieben oder eine externe dritte Person damit beauftragt wird.
Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten hat die interne Meldestelle die Vorschriften über den Datenschutz einzuhalten. Soweit die interne Meldestelle zur Erfüllung der in ihrer Zuständigkeit liegenden Aufgaben personenbezogene Daten verarbeitet, soll vor allem bei internen Meldestellen, die von einer Einzelperson betrieben werden, diese nicht die für die Verarbeitung Verantwortliche im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften sein. Soweit externe Dritte im Rahmen einer Auftragsverarbeitung mit der Einrichtung und dem Betreiben der internen Meldestelle beauftragt werden, sind die Vorgaben für Auftragsdatenverarbeitungen zu beachten, vergleiche Artikel 28 DSGVO.

Zu Absatz 2
Die Vorschrift setzt Artikel 8 Absatz 6 der HinSch-RL um und sieht für kleinere Unternehmen zusätzliche, über Absatz 1 hinausgehende Erleichterungen vor. Dadurch, dass sich kleinere Unternehmen für das Betreiben einer internen Meldestelle zusammenschließen können, soll es möglich sein, Ressourcen zu schonen und eine kostengünstige und wenig aufwendige Lösung zu finden. Hierdurch soll eine ökonomische Überlastung vermieden werden. Auch für Gemeinden, für die sich die Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen nach demjeweiligen Landesrecht richtet (vergleiche § 12 Absatz 1 Satz 4), kann das jeweilige Lan-desrecht in Umsetzung von Artikel 8 Absatz 9 Unterabsatz 3 der HinSch-RL vorsehen, dass Gemeinden und Gemeindeverbände interne Meldestellen gemeinsam betreiben können.

(1) Die internen Meldestellen betreiben Meldekanäle nach § 16, führen das Verfahren nach § 17 und ergreifen Folgemaßnahmen nach § 18.

(2) Die internen Meldestellen halten für Beschäftigte klare und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren gemäß Unterabschnitt 3 und einschlägige Meldeverfahren von Organen, Einrichtungen oder sonstigen Stellen der Europäischen Union bereit.

Gesetzesbegründung zu § 13 HinSchG

Zu Absatz 1
Zu den Aufgaben der internen Meldestellen gehört zuvorderst der Betrieb der Meldekanäle im Sinne des § 16 sowie das Veranlassen von Folgemaßnahmen nach § 3 Absatz 7.

Zu Absatz 2
Damit hinweisgebende Personen ihr Wahlrecht zwischen einer internen und einer externen Meldung ausüben und eine fundierte Entscheidung treffen können, sind für die Beschäftigten klare und leicht zugängliche Informationen über einschlägige externe Meldewege bereitzustellen. Dies kann beispielsweise durch eine allen zugängliche und bekannte Website, das Intranet oder auch klassische Aushänge sichergestellt werden. Sofern ein interner Meldekanal auch gemäß § 16 Absatz 1 Satz 3 über den Beschäftigtenkreis hinaus weiteren Personen offensteht, sollten die Informationen so platziert werden, dass sie auch diesen Personen ohne Weiteres zugänglich sind.
Neben Informationen über externe Meldeverfahren nach diesem Gesetz müssen die internen Meldestellen Informationen über Verfahren für Meldungen an Organe, Einrichtungen oder sonstige Stellen der Union bereitstellen. Hierunter fallen externe Meldekanäle der Kommission, des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung (OLAF), der Europäischen Agentur für die Sicherheit des Seeverkehrs (EMSA), der Europäischen Agentur für Flugsicherheit (EASA), der Europäischen Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde (ESMA) und der Europäischen Arzneimittel-Agentur (EMA). Die dortigen Meldeverfahren bleiben von diesem Gesetz unberührt.

(1) Beschäftigungsgeber haben dafür zu sorgen, dass bei ihnen mindestens eine Stelle für interne Meldungen eingerichtet ist und betrieben wird, an die sich Beschäftigte wenden können (interne Meldestelle). Ist der Bund oder ein Land Beschäftigungsgeber, bestimmen die obersten Bundes- oder Landesbehörden Organisationseinheiten in Form von einzelnen oder mehreren Behörden, Verwaltungsstellen, Betrieben oder Gerichten. Die Pflicht nach Satz 1 gilt sodann für die Einrichtung und den Betrieb der internen Meldestelle bei den jeweiligen Organisationseinheiten. Für Gemeinden und Gemeindeverbände und solche Beschäftigungsgeber, die im Eigentum oder unter der Kontrolle von Gemeinden und Gemeindeverbänden stehen, gilt die Pflicht zur Einrichtung und zum Betrieb interner Meldestellen nach Maßgabe des jeweiligen Landesrechts.

(2) Die Pflicht nach Absatz 1 Satz 1 gilt nur für Beschäftigungsgeber mit jeweils in der Regel mindestens 50 Beschäftigten.

(3) Abweichend von Absatz 2 gilt die Pflicht nach Absatz 1 Satz 1 unabhängig von der Zahl der Beschäftigten für

1. Wertpapierdienstleistungsunternehmen im Sinne des § 2 Absatz 10 des Wertpapierhandelsgesetzes,
2. Datenbereitstellungsdienste im Sinne des § 2 Absatz 40 des Wertpapierhandelsgesetzes,
3. Börsenträger im Sinne des Börsengesetzes,
4. Institute im Sinne des § 1 Absatz 1b des Kreditwesengesetzes und Institute im Sinne des § 2 Absatz 1 des Wertpapierinstitutsgesetzes,
5. Gegenparteien im Sinne des Artikels 3 Nummer 2 der Verordnung (EU) 2015/2365 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. November 2015 über die Transparenz von Wertpapierfinanzierungsgeschäften und der Weiterverwendung sowie zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 648/2012 (ABl. L 337 vom 23.12.2015, S. 1), die zuletzt durch die Verordnung (EU) 2021/23 (ABl. L 22 vom 22.1.2021, S. 1) geändert worden ist, in der jeweils
   geltenden Fassung,
6. Kapitalverwaltungsgesellschaften gemäß § 17 Absatz 1 des Kapitalanlagegesetzbuchs sowie
7. Unternehmen gemäß § 1 Absatz 1 des Versicherungsaufsichtsgesetzes mit Ausnahme der nach den §§ 61 bis 66a des Versicherungsaufsichtsgesetzes tätigen Unternehmen mit Sitz in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union oder einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum.

(4) Die nach Absatz 1 Satz 1 verpflichteten Beschäftigungsgeber erteilen der internen Meldestelle die notwendigen Befugnisse, um ihre Aufgaben wahrzunehmen, insbesondere, um Meldungen zu prüfen und Folgemaßnahmen zu ergreifen. Ist der Beschäftigungsgeber der Bund oder ein Land, gilt Satz 1 für die jeweiligen Organisationseinheiten entsprechend.

Gesetzesbegründung zu § 12 HinSchG

Zu Absatz 1
Die Vorschrift setzt Artikel 8 Absatz 1 der HinSch-RL um. Nach Artikel 8 Absatz 1 der HinSch-RL haben die Mitgliedstaaten sicherzustellen, dass von den Betroffenen interne Meldestellen eingerichtet werden. Eine Sanktionierung von Stellen, die gegen die Pflicht zur Einrichtung und zum Betrieb verstoßen, ist in § 40 Absatz 2 Nummer 2 geregelt. Darüber hinaus steht hinweisgebenden Personen in jedem Fall der Meldeweg der externen Meldestelle offen, so dass es im eigenen Interesse der nach diesem Absatz Verpflichteten liegt, über funktionsfähige interne Meldestellen Anreize zu schaffen dafür, dass Beschäftigte nicht im ersten Schritt bereits eine externe Meldestelle kontaktieren.
Für Bund und Länder als juristische Personen des öffentlichen Rechts ist Satz 2 zu beachten: Soweit sie Beschäftigungsgeber sind, können die obersten Bundes- oder Landesbehörden Organisationseinheiten in Form von einzelnen oder mehreren Behörden, Verwaltungsstellen, Betrieben oder Gerichten bestimmen, die interne Meldestellen einzurichten und zu betreiben haben. Durch diese flexible Regelung kann je nach Verwaltungs- und Organisationsstrukturen eine passgenaue Lösung gefunden werden, die eine niedrigschwellige Erreichbarkeit einer internen Meldestelle gewährleistet, ohne ineffiziente und zu kleinteilige Strukturen zu schaffen.

Für Gemeinden und Gemeindeverbände richtet sich die Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen nach dem jeweiligen Landesrecht, da dem Bund insoweit infolge des „Durchgriffsverbots“ nach Artikel 84 Absatz 1 Satz 7 GG eine unmittelbare Aufgabenübertragung an Gemeinden und Gemeindeverbände verwehrt ist. In Umsetzung von Artikel 8 Absatz 9 Unterabsatz 2 der HinSch-RL kann insoweit im jeweiligen Landesrecht auch vorgesehen werden, dass Gemeinden und Gemeindeverbände mit weniger als 10 000 Einwohnern von der Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen ausgenommen werden.

Zu Absatz 2
Die Vorschrift setzt Artikel 8 Absatz 3 und 9 Unterabsatz 2 der HinSch-RL um. Die Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen erstreckt sich im Grundsatz auf alle Beschäftigungsgeber und gemäß Absatz 1 Satz 2 mit einer internen Meldestelle versehenen Organisationseinheiten mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten. Zur Feststellung der regelmäßigen Beschäftigtenzahl bedarf es eines Rückblicks auf die bisherige personelle Stärke und einer Einschätzung der zukünftigen Entwicklung (vergleiche Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 31.01.1991 – 2 AZR 356/90, Urteil vom 24.1.2013 – 2 AZR 140/12). Es soll nicht eine auf einen bestimmten Stichtag abgestellte Betrachtung erfolgen.

Zu Absatz 3
Absatz 3 erstreckt die Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen auf bestimmte Unternehmer mit weniger als 50 Beschäftigten und setzt damit Artikel 8 Absatz 4 der HinSch-RL um.
Hierbei handelt es sich um Fälle, in denen bereits nach geltendem Unionsrecht die Einrichtung und das Betreiben interner Meldekanäle vorgeschrieben sind. Die unionsrechtlichen Einzelrechtsakte, aus denen sich diese Pflicht jeweils ergibt, sind im Anhang in den Teilen I B und II der HinSch-RL aufgeführt.
Zu beachten ist § 4 Absatz 1: Soweit die dort genannten Vorschriften Vorgaben für interne Meldestellen beinhalten, gehen die dortigen Vorgaben diesem Gesetz vor. Eine Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen im Sinne dieses Gesetzes besteht damit nicht.

Zu Absatz 4
Damit die internen Meldestellen ihnen durch dieses Gesetz übertragenen Aufgaben ausüben können, werden die Beschäftigungsgeber verpflichtet, gegebenenfalls notwendige Regelungen zu treffen, damit die mit der Aufgabe betrauten Personen entsprechend tätig werden können. Die Beschäftigungsgeber nehmen die konkrete Ausgestaltung der Befugnisse der internen Meldestelle nach den Anforderungen dieses Gesetzes und im Rahmen der geltenden rechtlichen Grundlagen vor. Ist der Beschäftigungsgeber der Bund oder ein Land, gilt Absatz 1 Satz 2 entsprechend.