(1) Die Personen, die in einer Meldestelle für die Entgegennahme von Meldungen zuständig sind, dokumentieren alle eingehenden Meldungen in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots (§ 8).
(2) Bei telefonischen Meldungen oder Meldungen mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung darf eine dauerhaft abrufbare Tonaufzeichnung des Gesprächs oder dessen vollständige und genaue Niederschrift (Wortprotokoll) nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person erfolgen. Liegt eine solche Einwilligung nicht vor, ist die Meldung durch eine von der für die Bearbeitung der Meldung verantwortlichen Person zu erstellende Zusammenfassung ihres Inhalts (Inhaltsprotokoll) zu dokumentieren.
(3) Erfolgt die Meldung im Rahmen einer Zusammenkunft gemäß § 16 Absatz 3 oder § 27 Absatz 3, darf mit Zustimmung der hinweisgebenden Person eine vollständige und genaue Aufzeichnung der Zusammenkunft erstellt und aufbewahrt werden. Die Aufzeichnung kann durch Erstellung einer Tonaufzeichnung des Gesprächs in dauerhaft abrufbarer Form oder durch ein von der für die Bearbeitung der Meldung verantwortlichen Person erstelltes Wortprotokoll der Zusammenkunft erfolgen.
(4) Der hinweisgebenden Person ist Gelegenheit zu geben, das Protokoll zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und es durch ihre Unterschrift oder in elektronischer Form zu bestätigen. Wird eine Tonaufzeichnung zur Anfertigung eines Protokolls verwendet, so ist sie zu löschen, sobald das Protokoll fertiggestellt ist.
(5) Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.
Gesetzesbegründung zu § 11 HinSchG
Die Norm dient der Umsetzung von Artikel 18 der HinSch-RL.
Zu Absatz 1
Die bei der Meldestelle eingehenden Meldungen unterliegen einer umfassenden Dokumentationspflicht durch die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Zu Absatz 2
Die Regelung dient der Umsetzung von Artikel 18 Absatz 2 und 3 der HinSch-RL.
Zu Absatz 3
Die Regelung dient der Umsetzung von Artikel 18 Absatz 4 der HinSch-RL.
Zu Absatz 4
Nach Artikel 18 Absatz 2 bis 4 der HinSch-RL ist dem Hinweisgeber Gelegenheit zu geben, das jeweilige Protokoll, die Niederschrift oder das Gesprächsprotoll zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und es durch seine Unterschrift zu bestätigen. Die Bestätigung kann auch in elektronischer Form (§ 3a Absatz 2 Satz 2 des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG), § 126a Absatz 1 BGB) erfolgen.
Zu Absatz 5
Gemäß Artikel 18 Absatz 1 Satz 2 der HinSch-RL werden die Meldungen nicht länger aufbewahrt, als dies erforderlich und verhältnismäßig ist, um die von der Richtlinie auferlegten Anforderungen oder andere Anforderungen nach Unionsrecht oder nationalem Recht zu erfüllen. Dabei muss bei aus der Meldung resultierenden Rechtsstreitigkeiten auf Unterlagen zum Hinweisgeberverfahren zurückgegriffen werden können. Auch erscheint eine über den Abschluss des Verfahrens hinausgehende Aufbewahrungsfrist für den Fall erforderlich, dass eine weitere Meldung zu einem Sachverhalt, zu dem bereits ein Verfahren nach diesem Gesetz abgeschlossen wurde, eingeht.