(1) Die interne Meldestelle
- bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen,
- prüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 fällt,
- hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt,
- prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung,
- ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen und
- ergreift angemessene Folgemaßnahmen nach § 18.
(2) Die interne Meldestelle gibt der hinweisgebenden Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung oder, wenn der Eingang nicht bestätigt wurde, spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung eine Rückmeldung. Die Rückmeldung umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese. Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf nur insoweit erfolgen, als dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.
Gesetzesbegründung zu § 17 HinSchG
Zu Absatz 1
Absatz 1 beschreibt die Aufgaben der internen Meldestelle. Diese Aufgaben werden unter der Wahrung der Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person wahrgenommen.
Zu Absatz 2
Durch die umfassende Rückmeldung und eine Begründung für das Ergreifen bestimmter Folgemaßnahmen soll das Vertrauen in die Wirksamkeit des Hinweisgeberschutzes insgesamt gestärkt und das Funktionieren des internen Meldekanals im Besonderen verbessert werden. Hierdurch können außerdem weitere unnötige Folgemeldungen oder eine Offenlegung vermieden werden.
Die Anforderungen sollen nicht über die unionsrechtlich zwingenden Vorgaben hinausgehen. Daher wird die Höchstfrist für eine Rückmeldung von drei Monaten übernommen. Beschäftigungsgebern und Organisationseinheiten bleibt es unbenommen, kürzere Zeiträume vorzusehen.
Die Pflicht zur Begründung betrifft alle in § 3 Absatz 7 genannten Folgemaßnahmen. Das heißt, dass auch in Fällen, in denen einer Meldung nicht weiter nachgegangen und das Verfahren ohne weitere Maßnahmen abgeschlossen wird, in der Rückmeldung die Gründe hierfür darzulegen sind.
Satz 3 schränkt das Recht hinweisgebender Personen auf eine Rückmeldung nach einer internen Meldung ein. Eine solche muss nur insoweit erfolgen, als dadurch interne Nachforschungen, weitere Untersuchungen oder Ermittlungen und die Rechte einer Person, die Gegenstand der Meldung ist, nicht beeinträchtigt werden. Hierdurch wird dem Interesse der Allgemeinheit und auch der betroffenen Stelle an der Aufklärung des Sachverhaltes, dem Interesse der Strafverfolgungs- und Verwaltungsbehörden an der Verfolgung des Sachverhalts und auch den Rechten der Person, die Gegenstand einer Meldung ist, Vorrang vor den Informationsrechten der hinweisgebenden Person eingeräumt. Sofern eine knappe Rückmeldung möglich ist, die beispielsweise keine oder nur eine verkürzte Begründung enthält, ist die Meldestelle gehalten, eine solche Rückmeldung zu geben.