(1) Hat eine externe Meldestelle die Stichhaltigkeit einer Meldung geprüft und das Verfahren nach § 28 geführt, schließt sie das Verfahren ab.
(2) Ist eine externe Meldestelle nicht zuständig für eine Meldung oder ist es ihr nicht möglich, dem gemeldeten Verstoß innerhalb einer angemessenen Zeit weiter nachzugehen, so leitet sie die Meldung unverzüglich unter Wahrung der Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person an die jeweilige für die Aufklärung, Verhütung und Verfolgung des Verstoßes zuständige Stelle weiter. Dies gilt auch für Meldungen, für deren Weiterverfolgung nach § 4 Absatz 1 die externe Meldestelle nicht zuständig ist. Über die Weiterleitung setzt die externe Meldestelle die hinweisgebende Person unverzüglich in Kenntnis. Ist die Weiterleitung unter Wahrung der Vertraulichkeit der Identität nicht möglich, ist § 9 Absatz 3 zu beachten.
(3) Kommt eine externe Meldestelle zu dem Ergebnis, dass ein gemeldeter Verstoß als geringfügig anzusehen ist, so kann sie nach pflichtgemäßem Ermessen das Verfahren abschließen.
(4) Betrifft eine Meldung einen Sachverhalt, zu dem bereits ein Verfahren nach diesem Gesetz abgeschlossen wurde, so kann eine externe Meldestelle nach pflichtgemäßem Ermessen das Verfahren abschließen, wenn die Meldung keine neuen Tatsachen enthält. Dies gilt nicht, wenn neue rechtliche oder sachliche Umstände ein anderes Vorgehen rechtfertigen.
(5) Schließt eine externe Meldestelle das Verfahren nach Absatz 3 oder Absatz 4 ab, teilt sie der hinweisgebenden Person die Entscheidung und die Gründe für die Entscheidung unverzüglich mit. Die externe Meldestelle soll die Entscheidung nach Satz 1 unter Wahrung der Vertraulichkeit der Identität der in § 8 Absatz 1 genannten Personen dem betroffenen Beschäftigungsgeber mitteilen, wenn dieser zuvor gemäß § 29 Absatz 2 Nummer 1 von der externen Meldestelle kontaktiert wurde.
(6) Eine externe Meldestelle teilt der hinweisgebenden Person das Ergebnis der durch die Meldung ausgelösten Untersuchungen nach deren Abschluss mit, soweit dies mit gesetzlichen Verschwiegenheitspflichten vereinbar ist. Absatz 5 Satz 2 ist anzuwenden.
(7) Für Streitigkeiten wegen der Entscheidungen einer externen Meldestelle nach den Absätzen 1 bis 6 ist der Verwaltungsrechtsweg gegeben. Vor Erhebung einer Klage bedarf es keiner Nachprüfung in einem Vorverfahren.
Gesetzesbegründung zu § 31 HinSchG
Die externen Meldestellen sind befugt, Folgemaßnahmen im Sinne des § 3 Absatz 7 zu treffen, mithin auch, nach pflichtgemäßem Ermessen, das Verfahren abzuschließen. Hinsichtlich der Möglichkeiten, weitere Auskünfte einzuholen, sind das Auskunftsverlangen sowie die Kooperation mit öffentlichen Stellen für die externe Meldestelle in § 28 Absatz 2 und in § 30 speziell ausgestaltet. Das Verfahren vor der Meldestelle kann auch durch die Weiterleitung an eine sonstige zuständige Stelle beendet werden. Dies ist etwa dann erforderlich, wenn aus Sicht der Meldestelle sämtliche weiteren Maßnahmen durch die Fach-, Aufsichts- und/oder Strafverfolgungsbehörden zu veranlassen sind. Unbeschadet davon bleibt die gemäß § 30 bestehende Pflicht zum kooperativen Zusammenwirken mit sonstigen öffentlichen Stellen im Vorfeld des Verfahrensabschlusses bei der externen Meldestelle.
Zu Absatz 1
In Absatz 1 wird der Grundfall des Abschlusses des Verfahrens normiert.
Zu Absatz 2
Damit ein kohärenter Hinweisgeberschutz gelingt, ist es wichtig, Doppelstrukturen zu vermeiden. Hierfür wird festgelegt, dass eine externe Meldestelle eine Meldung an die zuständige Stelle weiterzugeben hat, wenn festgestellt wurde, dass die jeweilige Zuständigkeit besteht. Dies gilt in Fällen, in denen die externe Meldestelle überhaupt nicht fachlich für den Inhalt beziehungsweise die Abhilfe des gemeldeten Sachverhalts zuständig ist, aber auch dann, wenn eine doppelte sachliche Zuständigkeit besteht. In dieser Konstellation legt § 4 Absatz 1 fest, dass die Sonderzuständigkeit eines spezifischen Meldesystems der allgemeinen Zuständigkeit der externen Meldestelle nach dem HinSchG vorgeht.
Gemäß § 4 Absatz 1 gehen die sektorspezifischen Meldesysteme dem allgemeinen Hinweisgeberschutzsystem, das durch dieses Gesetz eingerichtet wird, vor. Wenn es dazu kommt, dass sich eine hinweisgebende Person an eine externe Meldestelle wendet mit einem Hinweis, der in die Sonderzuständigkeit der in § 4 Absatz 1 genannten Stellen fällt, sollen keine parallelen Nachforschungen stattfinden. Stattdessen ist die hinweisgebende Person über die bestehende Sonderzuständigkeit in Kenntnis zu setzen. Entscheidend ist, dass die hinweisgebende Person weiterhin entscheiden kann, ob sie ihre Identität geschützt halten möchte. Daher kann eine Weitergabe nur nach den Vorgaben in § 9 Absatz 2 und 3 erfolgen und damit im Regelfall nur, wenn die hinweisgebende Person hiermit einverstanden ist.
Zu Absatz 3
Die Meldestelle kann das Verfahren ferner abschließen, wenn der Verstoß geringfügig ist, was nach pflichtgemäßen Ermessen festzustellen ist. Auch hier ist es angezeigt, im Verordnungswege näher zu bestimmen und gegebenenfalls anzupassen, wann eine „Geringfügigkeit“ im Sinne der Vorschrift vorliegt. Hier könnten unter Umständen Auswirkung und Dauer des Verstoßes oder eine bereits erfolgte Kompensation als mögliche Kriterien Berücksichtigung finden. Erfasst werden sollen unter anderem solche Fälle, in denen es um kleinere Verstöße geht, die sich auf die Arbeit nicht oder kaum auswirken (Bagatellfälle).
Zu Absatz 4
Auch im Falle wiederholter Meldungen kann die Meldestelle das Verfahren nach pflichtgemäßem Ermessen selbstständig abschließen. Absatz 3 setzt Artikel 11 Absatz 4 der HinSch-RL um und dient dazu, die Arbeitsfähigkeit der Meldestelle sicherzustellen.
Zu Absatz 5
Dieser Absatz setzt Artikel 11 Absatz 3 und 4 der HinSch-RL, jeweils letzter Satz, um. Die Entscheidung der Meldestelle ist gerichtlich überprüfbar (vergleiche auch Erwägungsgrund 103 der HinSch-RL). Soweit die externe Meldestelle den betroffenen Beschäftigungsgeber zuvor gemäß § 29 Absatz 1 Nummer 1 kontaktiert hat, soll diesem auch die Entscheidung der Meldestelle mitgeteilt werden, soweit dieser Mitteilung keine Verschwiegenheits- oder Vertraulichkeitsgründe entgegenstehen.
Zu Absatz 6
Der Abschluss der Untersuchung bezieht sich nicht nur auf die von der Meldestelle getroffenen Folgemaßnahmen, sondern umfasst insbesondere auch die weiteren, von anderen öffentlichen Stellen veranlassten Maßnahmen. Dieser Absatz setzt Artikel 11 Absatz 2 Buchstabe e der HinSch-RL um. Auf die Pflicht zur gegenseitigen Übermittlung von Informationen gemäß § 30 wird hingewiesen. Diese Rückmeldung erfolgt erst nach Abschluss der Untersuchungen, ggf. also nach Abschluss eines weiteren behördlichen Verfahrens.
Auch diese abschließende Rückmeldung an die hinweisgebende Person ist ein Mittel, um Vertrauen in das Hinweisgebersystem zu bilden und unnötige Offenlegungen zu vermeiden.
Soweit die externe Meldestelle den betroffenen Beschäftigungsgeber zuvor gemäß § 29 Absatz 1 Nummer 1 kontaktiert hat, soll diesem auch die Entscheidung der Meldestelle mitgeteilt werden, soweit dieser Mitteilung keine Verschwiegenheits- oder Vertraulichkeitsgründe entgegenstehen.
Zu Absatz 7
Gemäß Erwägungsgrund 103 der HinSch-RL sind alle „behördlichen Entscheidungen, die die durch diese Richtlinie gewährten Rechte beeinträchtigen, insbesondere Entscheidungen, mit denen die zuständigen Behörden entscheiden, das Verfahren zu einem gemeldeten Verstoß zu beenden, da dieser als eindeutig geringfügig oder die Meldung als wiederholt angesehen wird, oder mit denen sie entscheiden, dass eine bestimmte Meldung keine vorrangige Behandlung erfordert, […] gemäß Artikel 47 der Charta gerichtlich überprüfbar.“
Absatz 7 enthält unabhängig von § 40 Absatz 1 Satz 1 VwGO eine aufdrängende Sonderzuweisung zur Verwaltungsgerichtsbarkeit, um angesichts des übergreifenden sachlichen Anwendungsbereichs gemäß § 2 eine einheitliche Überprüfung des Verfahrensabschlusses durch die externen Meldestellen, die Hoheitsträger sind, zu gewährleisten. Die externen Meldestellen entscheiden über den Abschluss des Verfahrens durch Verwaltungsakt, der dem Betroffenen mitzuteilen ist.
Durch den Ausschluss des Vorverfahrens nach § 68 Absatz 1 Satz 2 Alternative 1 VwGO werden für Betroffene Kosten und Zeitaufwand eingespart, was insbesondere aufgrund der häufigen Eilbedürftigkeit in Angelegenheiten des Hinweisgeberschutzes erforderlich ist.