Ihre „interne“ Meldestelle

Ja, wenn Ihr Unternehmen in der Regel mindestens 50 Personen beschäftigt. Das ergibt sich aus § 12 Abs. 2 HinSchG. Für bestimmte Branchen, etwa Wertpapierdienstleistungsunternehmen und Kapitalverwaltungsgesellschaften, gilt die Pflicht nach § 12 Abs. 3 HinSchG sogar unabhängig von der Beschäftigtenzahl. Die Übergangsfristen sind seit Dezember 2023 abgelaufen.

Ja. Nach § 14 Abs. 1 HinSchG können Sie einen Dritten mit den Aufgaben der internen Meldestelle betrauen. Der Begriff „intern“ führt hier häufig in die Irre. Gemeint ist der Meldeweg, den Ihr Unternehmen den eigenen Beschäftigten anbietet, nicht der Ort, an dem dieser Meldeweg betrieben wird. Ein Rechtsanwalt als externe Ombudsperson oder Vertrauensanwalt ist deshalb in der Praxis eine der verbreitetsten Lösungen. Die Verantwortung dafür, einen gemeldeten Verstoß abzustellen, bleibt allerdings bei Ihrem Unternehmen.

Weil Ihr Unternehmen dann keinen der Bausteine selbst aufbauen muss, die das HinSchG an eine interne Meldestelle stellt. Die zuständigen Personen müssen nach § 15 HinSchG unabhängig und fachkundig sein und dürfen in keinen Interessenkonflikt geraten. Die Identität der hinweisgebenden Person ist nach § 8 HinSchG vertraulich zu behandeln, jede Meldung ist nach § 11 HinSchG zu dokumentieren, und die Fristen von sieben Tagen und drei Monaten laufen auch während Urlaub und Krankheit weiter. Intern bedeutet das Schulungen, Vertretungsregeln, eine abgeschottete Ablage und eine datenschutzrechtliche Prüfung.

Das ist der entscheidende Punkt. Ein Rechtsanwalt bringt Fachkunde, Unabhängigkeit und die berufliche Verschwiegenheit bereits mit. Beschäftigte wenden sich in der Praxis deutlich eher an eine externe Ombudsperson als an einen Kollegen aus der Personalabteilung. Genau dieses Vertrauen entscheidet darüber, ob ein Hinweis bei Ihnen ankommt oder bei einer Behörde. Für Ihr Unternehmen bleiben am Ende ein fester Jahrespreis und ein Ansprechpartner.

Sie zahlen einen festen Jahrespreis, der sich nach der Zahl Ihrer Beschäftigten richtet. Bis 100 Beschäftigte sind das 300 EUR zzgl. USt. im Jahr. Fallpauschalen oder Stundenabrechnungen für eingehende Meldungen berechnen wir nicht. Die vollständige Staffel und einen Preisrechner finden Sie auf unserer Preisseite. Nicht enthalten ist die rechtliche Beratung Ihres Unternehmens zu einem gemeldeten Verstoß, weil wir gegenüber der hinweisgebenden Person eine Vertrauensstellung einnehmen.

Nein. Das HinSchG schreibt kein bestimmtes technisches System vor. § 16 Abs. 3 HinSchG verlangt, dass Hinweise mündlich oder in Textform abgegeben werden können. Diese Meldekanäle stellen wir für Ihr Unternehmen bereit. Sie müssen weder eine Software einführen noch intern einen eigenen Meldestellenbeauftragten benennen.

Wir bestätigen der hinweisgebenden Person den Eingang spätestens nach sieben Tagen. Anschließend prüfen wir, ob der Sachverhalt in den Anwendungsbereich des § 2 HinSchG fällt und ob die Meldung stichhaltig ist. Ihr Unternehmen erhält von uns eine Empfehlung zum weiteren Vorgehen. Spätestens drei Monate nach der Eingangsbestätigung bekommt die hinweisgebende Person eine Rückmeldung zu geplanten und bereits ergriffenen Folgemaßnahmen, so verlangt es § 17 Abs. 2 HinSchG.

§ 16 Abs. 1 HinSchG sieht vor, dass die interne Meldestelle auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten sollte. Eine Pflicht, eigene technische Kanäle für anonyme Meldungen vorzuhalten, besteht dagegen nicht. Wir raten Unternehmen trotzdem dazu, anonyme Hinweise ernst zu nehmen. Ein ignorierter anonymer Hinweis landet sonst schnell bei einer Behörde oder in der Presse.

Wer keine interne Meldestelle einrichtet oder betreibt, handelt nach § 40 Abs. 2 Nr. 2 HinSchG ordnungswidrig. Das Bußgeld kann bis zu 20.000 EUR betragen. Das größere Risiko liegt in der Praxis aber woanders. Ohne funktionierenden internen Meldeweg wenden sich Beschäftigte direkt an die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz, und Ihr Unternehmen erfährt von einem Missstand erst durch die Behörde.

Ob eine Meldestelle eingerichtet wird, gibt das Gesetz vor. Darüber verhandelt der Betriebsrat nicht. Bei der Ausgestaltung des Verfahrens, etwa bei Verhaltensregeln für die Beschäftigten, kommen aber Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG in Betracht. Wir empfehlen, den Betriebsrat frühzeitig einzubinden.

Ja. Wir übernehmen die Aufgabe auch als gemeinsame Konzernmeldestelle für alle Gesellschaften einer Gruppe. Die Gesetzesbegründung zum HinSchG hält eine solche Konzernlösung für zulässig, die EU-Kommission sieht sie kritischer. Wie wir das rechtssicher aufsetzen, erklären wir auf unserer Seite zur Konzernmeldestelle.

Die Meldestelle wird von der Rechtsanwaltskanzlei Matutis betrieben, mit Sitz in Potsdam und einem Standort in Hallein bei Salzburg. Verantwortlich ist Rechtsanwalt Cornelius Matutis, Fachanwalt für gewerblichen Rechtsschutz mit über 20 Jahren Erfahrung in der Beratung von Unternehmen. Als Rechtsanwälte unterliegen wir der beruflichen Verschwiegenheitspflicht nach § 43a Abs. 2 BRAO. Für hinweisgebende Personen ist das ein echter Vertrauensvorteil gegenüber einer Stelle im eigenen Haus. Unternehmen mit Sitz in Österreich oder der Schweiz finden unser Angebot unter anwaltliche-meldestelle.at und anwaltliche-meldestelle.ch.