(1) Die externen Meldestellen bestätigen den Eingang einer Meldung umgehend, spätestens jedoch sieben Tage nach Eingang der Meldung. Eine Eingangsbestätigung erfolgt nicht, wenn die hinweisgebende Person darauf ausdrücklich verzichtet oder wenn hinreichender Grund zu der Annahme besteht, dass die Eingangsbestätigung den Schutz der Identität der hinweisgebenden Person beeinträchtigen würde. In für ein internes Meldeverfahren geeigneten Fällen weisen die externen Meldestellen zusammen mit der Eingangsbestätigung die hinweisgebende Person auf die Möglichkeit einer internen Meldung hin.
(2) Die externen Meldestellen prüfen, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 fällt und keine Ausnahmen vom Anwendungsbereich dieses Gesetzes nach § 5 greifen. Ist dies der Fall, prüfen sie die Stichhaltigkeit der Meldung und ergreifen angemessene Folgemaßnahmen nach § 29.
(3) Für die Akteneinsicht durch Beteiligte im Sinne dieses Gesetzes gilt § 29 des Verwaltungsverfahrensgesetzes. Bestehende Verschwiegenheits- und Geheimhaltungspflichten im Sinne des § 6 Absatz 3 sind zu beachten. Für die hinweisgebende Person gelten die Sätze 1 und 2 entsprechend; hierbei ist sicherzustellen, dass die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.
(4) Die hinweisgebende Person erhält auf ihre Meldung hin innerhalb einer angemessenen Zeit eine Rückmeldung. Diese erfolgt spätestens nach drei Monaten. In Fällen, in denen die Bearbeitung umfangreich ist, beträgt diese Frist sechs Monate. Die Gründe für die Verlängerung der Frist sind der hinweisgebenden Person mitzuteilen. § 17 Absatz 2 Satz 2 und 3 gilt entsprechend.
(5) Meldungen über Verstöße von besonderer Schwere können vorrangig behandelt werden. Die Fristen des Absatzes 4 für eine Rückmeldung bleiben davon unberührt.
Gesetzesbegründung zu § 28 HinSchG
Zu Absatz 1
Diese Regelung setzt Artikel 11 Absatz 2 Buchstabe b der HinSch-RL um. Im Einklang mit Artikel 7 Absatz 2 und Erwägungsgrund 33 der HinSch-RL sowie dem Grundsatz, dass bei internen Meldungen die Stellen, die frühzeitig und wirksam Gefahren für das öffentliche Interesse abwenden können, am schnellsten erreicht werden, soll der Hinweisgeber in geeigneten Fällen auf die Möglichkeit einer internen Meldung hingewiesen werden. Das ist insbesondere der Fall, wenn der Verstoß durch interne Maßnahmen besonders effektiv abgestellt werden könnte und ein Eingreifen der externen Meldestelle oder anderer Aufsichtsbehörden nicht erforderlich erscheint. Dagegen ist ein Fall für einen Hinweis auf die Möglichkeit einer internen Meldung jedenfalls dann nicht geeignet, wenn es Anhaltspunkte dafür gibt, dass eine vorherige interne Meldung weitere, noch zu prüfende oder zu ergreifende mit der Meldung zusammenhängende Maßnahmen von Aufsichtsbehörden gefährden würde.
Zugleich sollte der Hinweisgeber den Meldekanal wählen können, der sich angesichts der fallspezifischen Umstände am besten eignet.
Zu Absatz 2
Die Vorschrift setzt Artikel 11 Absatz 2 Buchstabe b und c der HinSch-RL um. Die Folgemaßnahmen, die eine externe Meldestelle ergreifen kann, richten sich nach ihren Befugnissen in § 29.
Zu Absatz 3
Klarstellend erklärt Absatz 3 Satz 1 § 29 VwVfG für anwendbar. Über den Absatz 2 des § 29 VwVfG ist sichergestellt, dass die Gewährung von Akteneinsicht nicht zu einer Verletzung des Vertraulichkeitsgebots führt. Im Gleichlauf mit § 9 Absatz 1 wird indes ein berechtigtes Interesse im Sinne des § 29 Absatz 2 VwVfG eines Dritten, namentlich der hinweisgebenden Person, in der Regel nicht vorliegen, wenn diese die Meldung wissentlich oder grob fahrlässig falsch erstattet hat. Durch Satz 2 wird ausdrücklich sichergestellt, dass die über § 6 Absatz 3 durch die externen Meldestellen anzuwendenden Verschwiegenheits- und Geheimhaltungspflichten auch bei Anträgen auf Akteneinsicht zu wahren sind.
Zu Absatz 4
Absatz 4 setzt Artikel 11 Absatz 2 Buchstabe d der HinSch-RL um. Die Rückmeldung ist zu unterscheiden von der bloßen Eingangsbestätigung nach Absatz 1 und der Mitteilung des Ergebnisses nach Abschluss der Untersuchungen nach § 31 Absatz 5 und 6. Mitgeteilt werden können der hinweisgebenden Person etwa bereits erfolgte oder geplante Folgemaßnahmen (Erwägungsgrund 66 der HinSch-RL). Wie Erwägungsgrund 63 der HinSch-RL erkennen lässt, dient diese Art des „Zwischenberichts“ auch als Versicherung gegenüber der hinweisgebenden Person, dass die Meldung sich (gegebenenfalls weiterhin) in Bearbeitung befindet. Eine unnötige Offenlegung soll dadurch vermieden werden (Erwägungsgrund 67 der HinSch-RL).
Zu Absatz 5
Dieser Absatz setzt Artikel 11 Absatz 5 der HinSch-RL um und soll die Meldestelle in die Lage versetzen, bei einem hohen Fallaufkommen eine sinnvolle Priorisierung vorzunehmen.